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Covid-19 y la aceleración
en la transformación digital
sobre la identidad. Desde antaño, la identidad de las personas era única y se
definía como: “percepción individual que una persona tiene sobre sí misma”, pero los tiempos cambian, y con la llegada del COVID-19 (Coronavirus) la revolución 4.0 se aceleró, los empresarios y el planeta comenzaron a incrementar prontamente su transformación digital y a su vez la identidad digital.


Profundizando sobre la identidad digital, esta tendría tres formas las cuales se deben cuidar con seguridad digital. Cada una de ellas se definen en diferentes contextos.

La tercera es que se identifica para web 2.0 y 3.0, redes sociales, se construye navegando (Stalkear) a partir del reconocimiento de los demás, sin ni siquiera llegar a comprobar si esa identidad es real o no, todo depende de cómo los demás perciban a esa persona a través de la información que genera.

Como se puede evidenciar se requiere un tercero de absoluta confianza para poder estar seguros de que las personas son quien dicen ser, mezclar factores de autenticación y tecnología PKI (Infraestructura de clave pública), para dejar tendiente a cero el riesgo de suplantación en la identificación de
personas.

La Identidad de la persona física: Identidad que hasta hace poco, era la preferida para realizar firmas de documentos, se reconocía por su comparecencia, su forma de hablar, de vestirse, de caminar, los datos biométricos de huella dactilar, voz, firma manuscrita, entre otros, podrían usar factores de autenticación para estar seguros que la persona era quien decía ser; lo que ella es. Por otro lado, una identificación validable con un tercero (Cédula, pasaporte, entre otros) podrían ser factores identificación por lo que ella tiene.

El tema se complicó, cuando lo que se necesita es verificar a la persona por su identidad real, que hoy se llama identidad del smartphone, ¿cuántos espos@s? no les gustaría realmente poder percibir lo que pasa en la vida diaria de su pareja en las conexiones digitales, y no solo en redes o WhatsApp, sino en todo lo que vive una persona con su teléfono inteligente, por ello se realizan validaciones de identidad como: lo que ella es, datos biométricos de huella dactilar, voz, identificación de rostro, entre otros y también por lo que ella sabe, patrón, pin, clave, contraseña, entre otros y ninguna de las anteriores es validable con un tercero de confianza, como si es posible en la identidad física. Volver al blog

4 tendencias de transformación
digital que configuran el 2020 En la actualidad uno de los aspectos más llamativos del comportamiento del mercado es su rápida evolución
tecnológica, la cual está directamente relacionada con las transformación digital que se ha convertido en un catalizador de los procesos organizacionales. Es por ello, que sin lugar a duda apoya la gestión empresarial, influyendo en la adaptación de estrategias fundamentadas en cambios dirigidos hacia una digitalización mejorando la competitividad y generando sostenibilidad para la organización y la
sociedad.

Ahora bien, la transformación digital consiste en incorporar actividades digitales de forma transversal a las empresas, los procesos y procedimientos sin importar si son de tipo industrial o de servicios, con el propósito de modificar las estructuras sociales y la manera en la que las personas piensan, actúan, trabajan y se comunican; por eso, cada día es necesario replantear la forma de interactuar, y crear diferentes alternativas o formas de hacer las cosas.

Para identificar si una organización o sistema está alineado con la transformación digital, debe aplicar como mínimo con alguna de las 4 tendencias que se exponen a
continuación:

“La innovación consiste en reorganizar de formas distintas y creativamente los elementos que se tienen alrededor, venciendo el miedo y atreviéndose a proponer y mostrar que algunas cosas pueden hacerse de forma diferente”, esta definición es una forma clara y sencilla de definir que un componente importante y valioso para una organización es la persona, sin importar el nivel de jerarquía en el que se ubique puede aportar ideas valiosas que contribuyan con el éxito de una empresa, estas ideas dependen de cierto modo de la oportunidad, el reconocimiento, los espacios, el interés y los recursos que la organización disponga para tal fin. Existen diferentes formas de innovar, tal vez la más conocida sea la la innovación en producto, no obstante, las empresas pueden innovar en experiencia del usuario, procesos, redes de distribución, captura de valor e incluso en la marca, cabe resaltar que estas formas aplican de manera diferente para cada empresa dependiendo de su función, enfoque, tamaño y cultura.

Para que una empresa innove debe buscar las oportunidades que existen en el entorno, contar con un portafolio balanceado y apoyarse en herramientas tecnológicas que le faciliten este proceso. Innovación en
el negocio

Adaptación a las
nuevas tecnologías La tecnología se constituye en un recurso estratégico que ayuda a las empresas a encontrar nuevas oportunidades en el mercado con alta probabilidad de éxito, en ese sentido, las organizaciones han encontrado en la transformación digital una opción para enfrentar las diversas exigencias en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona y han identificado que es el medio para mejorar las relaciones con los clientes y proveedores.
Del mismo modo, la tecnología impulsa la necesidad de la transformación digital, que al implementarla consigue las siguientes ventajas:
Comunicación eficiente y asertiva

Eliminación de las barreras geográficas

Ampliación de mercados

access_time Ahorro considerable de tiempo y costos

Flexibilidad en los procesos

Comercio electrónico De ahí que las empresas deberían hacerse preguntas como ¿Qué nuevas tecnologías hay en el mercado?, ¿Qué tecnologías son necesarias para competir? ¿Podremos garantizar la existencia sin el uso de tecnologías?, estas y muchas preguntas más, ayudarán a determinar el rumbo que deben seguir las empresas.

Cultura cero
papel Crear una cultura cero papel se dice fácil, pero construirla es difícil. Al respecto, El Gobierno Nacional a través del
Ministerio de Tecnologías de la Información y la Dirección de Gobierno en línea, desea promover la implementación de oficinas Cero Papel con el objetivo de mejorar la eficiencia administrativa y contribuir con el cuidado del medio
ambiente
La guía cero papel publicada por el archivo general de la nación (AGN) presenta los impactos en la eficiencia administrativa y medio ambiente basándose en factores como el tiempo y costo promedio de localizar, recuperar y distribuir un documento y las consecuencias de la fabricación y desecho del mismo. En este orden de ideas, el AGN menciona que el tiempo promedio utilizado en localizar y recuperar un documento es de 25 minutos y cuesta $2.045 COP, la distribución interna del mismo corresponde a 4.1 horas y cuesta en promedio $1.339 COP y la distribución externa tarda entre 24 y 48 horas y cuesta aproximadamente $3.355 COP.. Ahora bien, si nos centramos en calcular estos factores para el total de hojas usadas por los funcionarios de una organización, se obtiene como resultado una alta cantidad de documentos que aumentan significativamente los costos de generación, almacenamiento, conservación y consulta. Asimismo, el impacto en el ambiente causado por la fabricación y posterior desecho de esta cantidad de papel es alto, debido a la tala de árboles, la generación de contaminantes atmosféricos y de fuentes hídricas, los desechos sólidos y el consumo de agua y energía.


Así pues, si una empresa implementa la cultura cero papel, está transformando los escenarios tradicionales creando nuevas oportunidades y formas de hacer las cosas.

Uso de plataformas
móviles Existe la necesidad de transformar digitalmente los diferentes sectores de la economía que comprenden las empresas, las administraciones públicas y las sociedad en su conjunto, por ende, el uso de plataformas móviles es un medio bastante útil para conseguirlo. Así pues, conviene destacar que las empresas en la actualidad se ven obligadas a transformar sus procesos productivos o de servicios dada la alta competitividad y la fuerte presión de los clientes y/o usuarios, y que mejor aliado que la migración de información por medio de los dispositivos móviles los cuales son de fácil acceso y facilitan la interacción con diferentes sistemas. Hay que hacer notar que los móviles han dejado de ser sólo teléfonos que cumplían una función específica para convertirse en herramientas versátiles, completas y globales que se adaptan perfectamente a nuestra vida que está en continuo cambio. Dicho de otro modo, son uno de los mejores aliados de la transformación digital.


Para finalizar, es necesario resaltar que transformarse digitalmente es una suma de varios componentes los cuales deben alinearse con la visión y la estrategia general de la empresa e implica un cambio cultural y tecnológico a fin de mantener el éxito en el negocio y su implementación debe ser personalizada y adecuada según el core del negocio, logrando así enfrentar los cambios de manera eficaz. Volver al blog

En la actualidad las empresas tienen el reto de ser cada día más competitivos, mejorar la prestación de sus servicios y disminuir sus costos, sin embargo, no es una tarea sencilla sin el uso de la tecnología, es por esto que la automatización de procesos toma importancia y debe ser tenida en cuenta por los empresarios para cumplir sus objetivos.


Antes de automatizar un proceso nos debemos hacer 4 preguntas que son claves para tener éxito en la implementación de herramientas tecnológicas de automatización. Antes de iniciar la automatización debemos verificar que nuestro proceso se encuentre estandarizado, esto quiere decir que todos nuestros colaboradores conozcan la última versión, que esté documentado y lo más importante, que todos los involucrados ejecuten las actividades de acuerdo a lo estipulado.


Es vital asegurarnos la estandarización, conocimiento y apropiación del mismo por la organización puesto que iniciar un proyecto de automatización sobre procesos desorganizados solo traerá a la empresa sobrecostos derivados de un mayor tiempo de implementación, errores en el levantamiento de requerimientos y cambios o ajustes estando ya en producción.


En caso que identifiquemos falencias en alguno de los aspectos mencionados anteriormente la mejor alternativa a tomar es planificar una etapa inicial dentro del proyecto donde se tomen los correctivos necesarios. Ahora entramos a un aspecto que muchas veces no tenemos en cuenta cuando tratamos de automatizar procesos, esto es si las actividades que estamos realizando, su orden de ejecución, la forma en que las ejecutamos, entre otros aspectos son realmente eficientes o son susceptibles de mejoramiento. Pero, ¿por qué es tan importante trabajar sobre procesos óptimos’, sin embargo, es necesario hacer algunas precisiones, esto no quiere decir que no podamos generar proyectos de automatización sobre cualquier proceso, es importante, ya que al migrar un proceso migramos también sus ineficiencias que en un futuro a corto plazo nos traerán costos, tiempos y probablemente resistencia al cambio lo cual no hará tomar dos decisiones, la primera ejecutar proyectos de mejoramiento y la segunda es tomar resistencia a nuevos proyectos . Hemos tratado aspectos inherentes al proceso pero no podemos olvidarnos de nuestros colaboradores, puesto que son ellos quiénes ejecutan diariamente las actividades requeridas para que nuestras empresas sean competitivas y puedan satisfacer las necesidades de nuestros clientes, es por esto que debemos tenerlos en cuenta y desde el inicio del proyecto involucrarlos y comprometerlos con el mejoramiento, todo esto con el fin de lograr de manera exitosa los siguientes items:

Recopilar información de primera mano, son las personas involucradas día a día, quienes pueden entregarnos los errores y posibles mejoras para aplicar en nuestro proyecto.


Gestión del cambio: Si no preparamos mentalmente a las personas involucradas, serán ellas el primer obstáculo, ya que cualquier proyecto de mejoramiento, optimización o automatización genera la preocupación de pérdida de empleo en lo colaboradores por lo que su activa participación y compromiso mitiga la resistencia al cambio.
Dentro de las organizaciones, sin importar su tamaño, creamos productos servicios, procesos que atienden al cliente pero no escuchamos ni tenemos en cuenta muchas veces su opinión por lo que llegamos a tener excelentes productos pero que no cumplen o satisfacen las necesidades de nuestros potenciales clientes externos e internos.

Es por esto que si iniciamos un proyecto de automatización deberíamos realizar una revisión de las necesidades del cliente y cómo satisfacerlas para poder incorporarlas dentro de los requerimientos.
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En Colombia según la normativa vigente actualmente existen 2 tipos de métodos de firma de documentos electrónicos, estos se definen en la ley 527 de 1999 y en el decreto 2364 de 2012. Ya que esta diferencia la hemos tratado en otro de nuestros artículos titulado “Firma Digital vs. Firma Electrónica”, abordaremos en este contenido los tipos de firma electrónica que podemos encontrar en el mercado, y ejemplos de los documentos que deberíamos o no firmar con cada uno de ellos.
Antes de mostrar ejemplos de estos tipos de firma es importante definir que en Colombia existen varios tipos de autenticación valida legalmente dentro de los cuales encontramos: Recepción y verificación de datos personales, el uso de códigos OTP (One time password), autenticación por voz, autenticación biométrica (facial, dactilar o de iris), autenticación por confronta (validación de datos de diferentes sectores), y la autenticación tradicional de presentación personal.
La firma digital requiere para su emisión un método de autenticación válido que hoy por hoy es la recepción y verificación de datos personales, y solo puede ser emitida por una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC en Colombia. Este tipo de certificado digital genera un algoritmo que puede entregarse en un token físico o en un token virtual. El token físico se entrega en un término de 24 a 72 horas tras la autenticación y verificación de la solicitud y podrá usarse cada vez que se realice una firma en un computador, mientras que el token virtual se encuentra custodiado en una plataforma tecnológica de un desarrollador de confianza de la y/o las entidades, para firmar digitalmente varios documentos electrónicos sin usar un token físico y desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet en un servicio web, una plataforma o una app.
La firma electrónica por otra parte puede emitirse por cualquier entidad privada bajo diferentes métodos de autenticación. Sin embargo, estos certificados no cuentan con un tercero de confianza acreditado por lo que no existe una traza centralizada de los certificados de cada persona o compañía y siempre deberá generarse un certificado de firma electrónica cada vez que se requiera firmar un documento electrónico.
La firma digital requiere para su emisión un método de autenticación válido que hoy por hoy es la recepción y verificación de datos personales, y solo puede ser emitida por una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC en Colombia. Este tipo de certificado digital genera un algoritmo que puede entregarse en un token físico o en un token virtual. El token físico se entrega en un término de 24 a 72 horas tras la autenticación y verificación de la solicitud y podrá usarse cada vez que se realice una firma en un computador, mientras que el token virtual se encuentra custodiado en una plataforma tecnológica de un desarrollador de confianza de la y/o las entidades, para firmar digitalmente varios documentos electrónicos sin usar un token físico y desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet en un servicio web, una plataforma o una app.
Con lo dicho tenemos que en la cotidianidad colombiana el uso o no de una firma digital o electrónica dependerá realmente de la naturaleza de los documentos firmados. Por ejemplo documentos que requieran una custodia y ser auditados por terceros para la verificación de su validez como: contratos (laborales, comerciales, de arriendo), pagarés, pólizas y facturas entre otros se recomendarían firmar por medio de un certificado de firma digital ya que esto les garantiza a las partes la validez jurídica equivalente a la del documento físico, y blinda a las partes de la carga probatoria generada en cualquier caso o instancia legal además de que estos certificados cuentan con una póliza de respaldo de hasta 7.500 SMMLV que debe cubrir la entidad de certificación que emitió el certificado.

Por otra parte, para documentos de uso interno de una compañía o que no requieran una validez jurídica exhaustiva por su naturaleza como lo son: órdenes (de despacho, médicas, de emisión), aprobaciones, validaciones, actas, comunicados, asistencias, permisos, circulares y memorandos entre otros se recomendaría usar certificados de firma electrónica por su facilidad de emisión y costos. Sin embargo, es importante aclarar que no son excluyentes el uso de firma digital o electrónica dentro de una compañía o sector y que el ideal sería poder definir en qué procesos se requiere uno o el otro de acuerdo a las necesidades específicas de las compañías para apalancar los procesos de transformación digital de las mismas.

Hoy por hoy en el mercado encontramos soluciones tecnológicas de uso específico o mixto, por ejemplo:

Compañías que ofrecen plataformas con uso de certificados de firma digital: Entidades de certificación digital acreditadas,
Tehcnokey S.A.S.

Compañías que ofrecen plataformas tecnológicas con uso de certificados de firma electrónica: compañías como DocuSign, HelloSign, Adobe, Technokey S.A.S., Lleida entre otras.

Compañías que ofrecen plataformas tecnológicas con
certificados de firma digital y electrónica: Technokey S.A.S.

Con nuestro servicio de Portafirmas no tendrás que preocuparte más porque tu firma digital, no sea válida jurídicamente.
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¿Diferencia entre una
firma digital y una firma
electrónica? Cuando hablamos de una firma digital, nos estamos
refiriendo inmediatamente a una firma emitida por medio de un certificado generado por una Entidad de Certificación Digital (el equivalente a las autoridades de certificación para Colombia).


Las características que nos garantiza la firma digital de un documento electrónico son todas las consideradas en los protocolos de seguridad informática internacionales como lo son: la integridad, confidencialidad, disponibilidad,
autenticidad y el no repudio del documento electrónico y la información contenida en él. Ahora bien, cuando hablamos de firma electrónica hacemos referencia a cualquier método de firma de documentos electrónicos que se realice por medio de un atributo visible (grafo como el que puede incrustarse en algunos editores de texto como Word o Adobe) o por medio una autenticación de datos de identidad (con servicios de: biometría o con la consulta de datos personales) sin que en dicho proceso intervenga un tercero de confianza designado por el gobierno central (como lo son las entidades de certificación digital en Colombia).

De esta manera la diferencia crucial entre una firma digital y una firma electrónica es que la última no cuenta con todos los elementos de seguridad informática y legislativos. Por lo cual no se podría garantizar la integridad de la información del documento electrónico por lo que este podría ser repudiable en ámbitos jurídicos, mientras que la firma digital si cuenta con todo el respaldo de seguridad informática y jurídico garantizando la equivalencia jurídica y funcional del documento electrónico con el documento físico. Volver al Blog

Firma Digital vs.
Firma Electrónica En Technokey decidimos contarte un poco de este tema ya que consideramos muy importante que lo entiendas.
Para empezar, es importante que entendamos que la firma
digital y electrónica en Colombia están reglamentadas en la ley 527 de 1999 y el decreto 2364 de 2012.
Con esta normativa podemos definir que en Colombia las diferencias entre estos dos tipos de firma están
relacionadas con el valor del documento electrónico
firmado a nivel público y el valor probatorio de los mismos.


Por una parte, se considera firma electrónica a los métodos electrónicos (tales como: códigos, contraseñas, datos biométricos o criptográficos) que identifiquen plenamente a una persona (natural o jurídica) y la relacione con un
documento electrónico, siempre y cuando previa a esta identificación exista un acuerdo de voluntades también
demostrable del método a utilizar.


Por su parte la firma digital es un mecanismo criptográfico que blinda la integridad de la información de un
documento electrónico y garantiza la autenticidad del
firmante y el no repudio de dicha firma a nivel jurídico, dado a que quien genera este algoritmo criptográfico de
protección es un tercero de confianza que en Colombia debe estar acreditado por el ONAC como “entidad de
certificación digital”. Con lo anterior tenemos que en términos coloquiales la
diferencia de estos tipos de firma radica en el valor jurídico y probatorio que tiene cada una. Por un lado, la firma digital goza de equivalencia jurídica, no repudio, autenticidad,
confidencialidad e integridad de la información del
documento, así como de valor público del documento al estar avalado por un tercero de confianza acreditado como entidad de certificación, mientras que la firma electrónica no necesariamente contará con estos atributos y por ello, será susceptible de ser repudiada y de perder validez
jurídica si así el documento lo requiere.


Por lo tanto y para terminar el uso de estos métodos o
mecanismos de firma de documentos electrónicos
dependerá de la naturaleza del documento a firmar, ya que para algunos de ellos como pueden ser: contratos, pagarés, pólizas, poderes y facturas entre otros, será la firma digital el idóneo mecanismo que podría utilizarse para garantizar la equivalencia jurídica y funcional de dichos documentos en Colombia.


Con nuestro servicio de Portafirmas no tendrás que
preocuparte más porque tu firma electrónica, no sea válida jurídicamente. Volver al blog

¿Qué es un
firma digital? Para entender que es una
firma digital, primero debemos
saber que es y que representa
una firma manuscrita. Una firma manuscrita es un elemento, símbolo o
característica que legitima un documento físico con el
consentimiento de una persona. En nuestra sociedad para darle una validez pública a dicha firma en un documento, las personas deben acudir a una notaría para autenticarla y que de esta manera el documento firmado pueda tener la garantía de un tercero de confianza. Así pues, la notaría
garantiza que la firma o firmas fueron puestas en su
presencia y que corresponde efectivamente a la persona identificada en dicho documento. De la misma manera en el mundo digital, para poder firmar un documento electrónico tenemos la opción de realizarlo con una firma digital, la cual deberá realizarse ante un
tercero de confianza (C.A. – autoridad de certificación) que autentique que dicho documento electrónico fue firmado digitalmente y que su firma corresponde a la de la persona identificada en él. Este tercero de confianza debe ser una entidad acreditada y autorizada para realizar esta labor con el permiso de su respectivo gobierno, lo cual está
definido como una normativa internacional que se adopta en la ley 527 de 1999 para Colombia. Por esta razón, el método de firma digital realizado por medio de este tercero de confianza (C.A.) nos garantiza que cualquier documento electrónico firmado digitalmente tenga equivalencia
jurídica, funcional y permanencia en el tiempo al igual que un documento físico, gozando de todos los beneficios
asociados al uso de información digital. Volver al blog